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heimWatt: Optimierung von CRM Sales-Pipeline Prozessen und Automatisierung in HubSpot
Neustrukturierung der Sales Pipeline
Unstrukturierte Sales Pipeline: Zur Vereinfachung und Effizienzsteigerung wurde die gesamte Sales Pipeline gemeinsam mit dem Vertriebsteam neu konzipiert.
Verbesserung von Reporting und Vertriebssteuerung
Ein zentrales Problem war die mangelnde Transparenz im Vertrieb. Daher wurden neue Strukturen für Reporting und interne Kommunikation aufgebaut:
Optimierung der Kundenkommunikation
Die Kommunikation mit Leads und Bestandskunden war zuvor wenig strukturiert. Daher wurden gezielte Automations- und E-Mail-Konzepte umgesetzt:
Ausgangssituation
Das bestehende HubSpot-Setup war stark überladen und gewachsen. Die Sales Pipeline war komplex und wenig effizient, Reporting und Steuerung des Vertriebs nur eingeschränkt möglich, und es fehlte an klar strukturierten Kommunikations- und Automationsprozessen entlang der Customer Journey.
1) Neustrukturierung der Sales Pipeline und Prozesse
Zur Vereinfachung und Effizienzsteigerung wurde die gesamte Sales Pipeline gemeinsam mit dem Vertriebsteam neu konzipiert.
- Audit bestehender Workflows, Properties und Reports
- Reduktion und klare Definition der Pipeline-Stages
- Neugestaltung von Phasenübergängen und Verantwortlichkeiten
- Definition benötigter Properties zur sauberen Steuerung der Pipeline
- Aufbau interner und externer Kommunikationslogiken
Ergänzend wurden neue Automationen und E-Mail-Strecken implementiert:
- Willkommens- und Onboarding-Strecken
- Retention- und Reaktivierungskampagnen zur Lead-Pflege
- Follow-up Automationen zur Erhöhung der Abschlusswahrscheinlichkeit
Ziel war eine deutlich schlankere, skalierbare Pipeline mit klarer Struktur und automatisierten Prozessen.
Ergänzend wurden neue Automationen und E-Mail-Strecken implementiert:
- Willkommens- und Onboarding-Strecken
- Retention- und Reaktivierungskampagnen zur Lead-Pflege
- Follow-up Automationen zur Erhöhung der Abschlusswahrscheinlichkeit
Ziel war eine deutlich schlankere, skalierbare Pipeline mit klarer Struktur und automatisierten Prozessen.
2) Verbesserung von Reporting und Vertriebssteuerung
Ein zentrales Problem war die mangelnde Transparenz im Vertrieb.
Daher wurden neue Strukturen für Reporting und interne Kommunikation aufgebaut:
- Einführung klar definierter Properties zur Abbildung des Vertriebsprozesses
- Aufbau von Listen und Reports zur besseren Nachverfolgung von Leads und Deals
- Transparenz über SQLs, Termine, Follow-ups und Next Steps
- Auswertungen zu Abschlussquoten und Performance einzelner Vertriebler
Zusätzlich wurde der Informationsfluss zwischen Sales, freien Handelsvertretern und Teamleitungen deutlich verbessert.
3) Optimierung der Kundenkommunikation und Lead-Nurturing
Die Kommunikation mit Leads und Bestandskunden war zuvor wenig strukturiert.
Daher wurden gezielte Automations- und E-Mail-Konzepte umgesetzt:
- Aufbau von Sequenzen zur Reaktivierung inaktiver Leads
- Automatisierte Follow-up Strecken nach Erstkontakt oder Terminen
- Kampagnen zur Aktivierung von Bestandskunden (z. B. Empfehlungen)
- Mailing-Strecken für Events wie Open Days zur Reaktivierung und Bindung
Ziel war eine kontinuierliche, automatisierte Kommunikation entlang des gesamten Funnels.
4) Weiterentwicklung von Lead-Generierung und Automationen
Parallel wurden bestehende Prozesse weiterentwickelt und optimiert:
- Ausbau von Automationen in HubSpot sowie extern über n8n
- Optimierung von Lead-Generierungsprozessen
- Weiterentwicklung von Lead-Nurturing-Logiken
- Bereinigung und Vereinheitlichung bestehender Properties und Workflows
- Deutlich vereinfachte und skalierbare Sales Pipeline
- Verbesserte Transparenz und Steuerbarkeit im Vertrieb
- Strukturierte Kommunikation entlang der gesamten Customer Journey
- Höhere Effizienz durch Automatisierung und klare Prozesse
- Bessere Datengrundlage für Reporting und Entscheidungen