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Best Cases
hello theo: Customer Journey & Lifecycle-Kommunikation
heimWatt: Optimierung von CRM Sales- und Kommunikationsprozessen in HubSpot
Neustrukturierung der Sales Pipeline
Unstrukturierte Sales Pipeline: Zur Vereinfachung und Effizienzsteigerung wurde die gesamte Sales Pipeline gemeinsam mit dem Vertriebsteam neu konzipiert.
Verbesserung von Reporting und Vertriebssteuerung
Ein zentrales Problem war die mangelnde Transparenz im Vertrieb. Daher wurden neue Strukturen für Reporting und interne Kommunikation aufgebaut:
Optimierung der Kundenkommunikation
Die Kommunikation mit Leads und Bestandskunden war zuvor wenig strukturiert. Daher wurden gezielte Automations- und E-Mail-Konzepte umgesetzt:
Ausgangssituation
Das bestehende HubSpot-Setup war stark überladen und gewachsen. Die Sales Pipeline war komplex und wenig effizient, Reporting und Steuerung des Vertriebs nur eingeschränkt möglich, und es fehlte an klar strukturierten Kommunikations- und Automationsprozessen entlang der Customer Journey.
I) Neustrukturierung der Pipeline und Nurturing-Prozesse
Zur Vereinfachung und Effizienzsteigerung wurde die gesamte Sales Pipeline gemeinsam mit dem Vertriebsteam neu konzipiert.
- Audit bestehender Workflows, Properties und Reports
- Reduktion und klare Definition der Pipeline-Stages
- Neugestaltung von Phasenübergängen und Verantwortlichkeiten
- Definition benötigter Properties zur sauberen Steuerung der Pipeline
- Aufbau interner und externer Kommunikationslogiken
Ergänzend wurden neue Automationen und E-Mail-Strecken implementiert:
- Willkommens- und Onboarding-Strecken
- Retention- und Reaktivierungskampagnen zur Lead-Pflege
- Follow-up Automationen zur Erhöhung der Abschlusswahrscheinlichkeit
- Nachrichten Templates zur manuellen Kontrolle
Ziel war eine deutlich schlankere, zeitsparende aber skalierbare Pipeline mit klarer Struktur und automatisierten Kommunikationsprozessen zur Umsatzsteigerung.
Bild: Onboarding & Produktspezifische Information/Upload in den Upper Funnel Stages und Neukunden
II) Optimierung der Kundenkommunikation und Lead-Nurturing
Die Kommunikation mit Leads und Bestandskunden war zuvor wenig strukturiert.
Daher wurden gezielte Automations- und E-Mail-Konzepte umgesetzt:
- Aufbau von Sequenzen zur Reaktivierung inaktiver Leads
- Automatisierte Follow-up Strecken nach Erstkontakt oder Terminen
- Kampagnen für Retention, Re-Aktivierung, Up- & Crosselling von Bestandskunden (z. B. Empfehlungen, Kunden werben Kunden, Infotage) in Won-Stages
- Mailing-Strecken für Events wie Open Days zur Intensivierung und Erhöhung der Abschlusswahrscheinlichkeit in Opportunity Stages
Ziel war eine kontinuierliche, automatisierte Kommunikation entlang des gesamten Funnels.
Bild: Kommunikationsstrecken für Retention und zur Intensivierung des Kontaktes in Opportunity Stages
Bild: Empfehlungsmarketing in Won Stages für Bestandkunden und Neukundengewinnung
Weiterentwicklung von Lead-Generierung und Automationen
Parallel wurden bestehende Prozesse weiterentwickelt und optimiert:
- Ausbau von Automationen in HubSpot sowie extern über n8n
- Optimierung von Lead-Generierungsprozessen
- Weiterentwicklung von Lead-Nurturing-Logiken
- Bereinigung und Vereinheitlichung bestehender Properties und Workflows
III) Verbesserung von Reporting und Vertriebssteuerung
Ein zentrales Problem war die mangelnde Transparenz im Vertrieb.
Daher wurden neue Strukturen für Reporting und interne Kommunikation aufgebaut:
- Einführung klar definierter Properties zur Abbildung des Vertriebsprozesses
- Aufbau von Listen und Reports zur besseren Nachverfolgung von Leads und Deals
- Transparenz über SQLs, Termine, Follow-ups und Next Steps
- Auswertungen zu Abschlussquoten und Performance einzelner Vertriebler
Zusätzlich wurde der Informationsfluss zwischen Sales, freien Handelsvertretern und Teamleitungen deutlich verbessert.
- Deutlich vereinfachte und skalierbare Sales Pipeline
- Verbesserte Transparenz und Steuerbarkeit im Vertrieb
- Strukturierte Kommunikation entlang der gesamten Customer Journey
- Höhere Effizienz durch Automatisierung und klare Prozesse
- Bessere Datengrundlage für Reporting und Entscheidungen
Wellonic: Lifecycle Optimierung mit cross-media Kundenasprache für Start-up
Setup der Setter-, Closer- und Retention-Pipeline
Sales-Prozesse wurden analysiert und in logische, teil- & vollautomatsiierte Pipelines mit SQL und Exit Strategien übersetzt
Setup von Kommunikationsstrukturen & Inhalten
Über alle Pipelines, Phasen und Tuchpoints wurde zielgruppengerechte Channel-Kommunikation und Content eingerichtet, gesteuert durch Emailinteraktion und/oder Anrufergebnis
Ausgangssituation
Bedarf an strukturierter Vorqualifizierung und einem zeiteffizienten Team-Workflow bei kleinen Teams mit Fokus auf Nachvollziehbarkeit, Kundenbindung und ein konsistentes Lead-Management, sowie zielgruppenspezifischer ommunikation über alle Lifecycle Phasen hinweg.
Lösung:
Eine einheitliche Setter-, Closer- und Retention-Pipeline, gesteuert durch Email Interaktion und/oder Anrufergebnis mit Sequenzen, Emails und Social Media Kommunikation in allen Deal Phasen: automatsiiert, als auch manuell steuerbar
I) Neustrukturierung der Pipeline und Nurturing-Prozesse
Zur Vereinfachung und Effizienzsteigerung wurde die gesamte Sales Pipeline gemeinsam mit dem Vertriebsteam neu konzipiert.
- Neu-Setup einer Setter- & Closer Pipeline
- Neugestaltung von Phasenübergängen und Verantwortlichkeiten
- Definition benötigter MQL, SQL und Exit Kriterien
- Aufbau interner und externer Kommunikationslogiken und Automatisierungen
II) Social Media & Messenger Zielgruppen Kommunikation
Zur Vereinfachung und Effizienzsteigerung wurde die gesamte Sales Pipeline gemeinsam mit dem Vertriebsteam neu konzipiert.
- Nutzung nativen Kommunikationskanäle der junge Zielgruppe über Meta: Facebook, Instagram udn Whatsapp
- Integration von Aitrcall, Whatsapp und Kampagnen in HubSpot
Bild: manuelle Vorlagen und Kommunikationsstrecken für optimale, manuelle Steuerung
Bild: Sequenzen für Retention Prozesse im Zuge der Lost-Stages
Mehrwert & Ergebnis
- Fokus & klare Trennung von Bedarf und Interessenvermittlung und Umsatz-Fokus
- Zeit & Kostenersparnis durch Merkmale & Identifikation von High Potentials
- Standardisierte, saubere Struktur
- Outcome, KPIs & Richtlinien definiert
- Anwendung/Generierung effektiver Prozesse
- Zusatz-Chancen: Lucky Shots & Automatisierungsmöglichkeiten